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„Auszubildende als Digitalisierungsscouts“ ist ein Projekt des Rationalisierungs- und Innovationszentrums der Deutschen Wirtschaft (RKW) mit Sitz in Eschborn. In der Region Hamm wurde dieses Projekt erstmals 2018 gemeinsam mit der Wirtschaftsförderung Hamm und sieben Unternehmen durchgeführt.
Tony die neue Mitarbeiter-App
Zum zweiten Mal hat die Munk GmbH in 2020/2021 am Digiscouts-Projekt teilgenommen. Unsere Auszubildenden, Nick Dann, Koray Bozdogan und Nidhal Al Vares, waren sehr interessiert daran, für mehr Digitalisierung innerhalb des Unternehmens zu sorgen.
Anfangs hatten sie sich mit fünf Projektideen beschäftigt, welche letztendlich in Absprache mit der Geschäftsführung, die Mitarbeiter-App „Tony“ geworden ist.
In Zeiten der Corona-Pandemie wurde deutlich, dass der Firma ein weiterer Kommunikationsweg fehlt. Die wurde anhand des Schneesturms im Februar 2021 ersichtlich. Der Geschäftsführung war es nicht möglich die Kolleginnen und Kollegen außerhalb der Arbeitszeiten zu erreichen, sodass der Informationsfluss nicht 100 % gegeben war.
Dementsprechend war das Ziel, eine weitere Möglichkeit zu bieten, welche die KollegInnnen wichtige Unternehmensinformationen auch auf anderem Wege liefert. Darüber hinaus können sie sich auch untereinander kennenlernen.
Es wurden Anbieter nach verschiedenen Kriterien, wie z.B. Newsletter, Chat-Funktion und Kalender gefiltert und somit eine Nutzwertanalyse durchgeführt. Die Entscheidung fiel auf den Anbieter HumHub. Um sicher zu gehen, dass alles datenschutzkonform ist war eine Rücksprache mit dem Datenschutzbeauftragten unabdingbar. Nick Dann, Auszubildender zum Fachinformatiker für Systemintegration, hat den HumHub-Server eingerichtet und nach Bedarf konfiguriert. Zuletzt wurde die App in „Tony“ umbenannt, dies kommt von Tony Stark (Iron-Man aus Marvel Comics und Filme).
Tony Stark ist bekannt für seine Stärke, sein Wissen und seine Intelligenz, all das soll die Mitarbeiter-App widerspiegeln. Schließlich wurde ein Benutzerhandbuch, ein Verhaltenskodex mit einem Anmeldeformular sowie die FAQ erstellt. Den KollegInnen wurde die App per PowerPoint-Präsentation vorgestellt, um sich einen Überblick über Tony zu verschaffen.
Anhand der vielen Anmeldeformulare haben wir erkannt, dass die KollegInnen an Tony interessiert sind. Das war das Zeichen, dass Tony dringend notwendig war und ein Erfolg sein wird.
Im Juni 2021 fand aufgrund der Corona-Pandemie der Abschluss des Digiscouts-Projektes digital statt. Auszubildende der Unternehmen, die teilgenommen haben, haben ihr Projekt anhand eines kurzen Videos vorgestellt. Nach offiziellem Abschluss des Digiscouts-Projektes wurde für die KollegInnen Tony eingeführt.
Mittlerweile haben die Kollegen auch Gruppen in Tony erstellt, z.B. eine Kleinanzeigen-Gruppe. Tony wird hauptsächlich für private Zwecke genutzt und die Kollegen sind bei wichtigen Informationen immer auf dem neuesten Stand.
(v.l.n.r.) Nick Dann (Auszubildender zum Fachinformatiker Systemintegration), Koray Bozdogan (Auszubildender zum EU-Industriekaufmann), Nidhal Al Vares (Auszubildende zur Industriekauffrau)
Die digitale Fertigmeldung
Drei der 19 Auszubildenden, die sich 2018 in Hamm als Digiscouts betätigt haben, sind bei der Munk GmbH beschäftigt. Im Rahmen dieses Projektes erarbeiteten Isabel Jarzombek, Steffen Ebke und Svenja Berns-Müller eine digitale Fertigmeldung. Hamm war eine der drei ersten Regionen in Deutschland, in denen das Projekt Ende Mai gestartet ist.
Die Auszubildenden beschreiben ihre Erfahrungen wie folgt:
„Es war wirklich was Besonderes, dieses große Projekt eigenständig auf die Beine zu stellen.“ so Isabel Jarzombek, Auszubildende zur Industriekauffrau EU, rückblickend auf die vergangenen Monate. Isabel bildet zusammen mit Steffen Ebke und Svenja Berns-Müller unser Digiscout-Team.
Nach der Suche nach Digitalisierungspotenzialen entwickelten wir fünf konkrete Projektideen. Wir entschieden uns gemeinsam mit unserer Geschäftsleitung Frank und Thorsten Munk für die digitale Fertigmeldung.
Bisher erfolgte die Fertigmeldung auf Papier, welches durch die Abteilungen Lager, Betriebsleitung, Projektleitung bis zur Logistik gereicht wurde. Die Logistik organisiert abschließend die Lieferung. Dies nahm viel Zeit in Anspruch, da die nachstehenden Abteilungen auf die Bearbeitung und Weitergabe ihrer Vorgänger warten mussten.
Hier setzten wir an – unser Ziel: Zeitersparnis. Wir analysierten detailliert den Prozess der Fertigmeldung. Verschiedene Vordrucke und abweichende Vorgänge, bedingt durch die projektorientierte Organisation der Munk GmbH, erschwerten uns die Umsetzung. Dies veranlasste uns, die Analyse auf vor- und nachgelagerte Prozesse auszuweiten. Wir vereinheitlichten die Vordrucke, und Steffen, Auszubildender zum Fachinformatiker für Systemintegration, bildete die Fertigmeldung digital ab. Nun können wir auf die Papierform verzichten und die betroffenen Abteilungen parallel benachrichtigen.
Mit der Umstellung trafen wir auf erfreute wie auch auf kritische Kolleginnen und Kollegen. Doch die Testphase erwies sich als Erfolg. Aussagen wie „Können Sie damit nicht warten bis ich in Rente bin?“ wurden von „Müssen wir immer noch auf die schriftliche Meldung warten?“ abgelöst. Dies ist für uns wohl das schönste Fazit, welches mit einer Zeitersparnis von bis zu zwei Tagen für jeden Auftrag und damit einer höheren Kundenzufriedenheit abgerundet werden kann.“
Das Digiscout-Projekt fand am 1. Dezember im Hammer Heinrich-von-Kleist-Forum seinen offiziellen Abschluss. Während der Feierstunde präsentierten die Auszubildenden aus sieben Hammer Unternehmen ihre Ergebnisse. Im Anschluss folgte die Auszeichnung der einzelnen Projekte und eine Abstimmung: „Welches Projekt können Sie sich so oder so ähnlich in Ihrem Unternehmen vorstellen?“ Digiscouts der Munk GmbH erreichten den zweiten Platz.
„Wir blicken zurück auf ein halbes Jahr mit vielen Digiscouts-Meetings, Präsentationen und Diskussionen, in wir neue Kenntnisse im Bereich der Digitalisierung und des Projektmanagements erlangen konnten“, so Berns-Müller, „auch nach offiziellem Abschluss des Digiscoutsprojektes wird in unserem Hause weiterhin an der digitalen Fertigmeldung gearbeitet, getestet und verbessert.
Inzwischen haben wir die von den Auszubildenden erstellte Software produktiv angewendet.
Die Munk-Digiscouts stellen ihr Projekt vor. Bild: Heinz Feußner
(v.l.n.r.) Isabel Jarzombek (Auszubildende zur Industriekauffrau EU), Wolfgang Thomaßen (Wirtschaftsförderung Hamm), Steffen Ebke (Auszubildender zum Fachinformatiker Systemintegration), Armin Kreyenbaum (Ausbilder)- Foto: WFH